Hvad fa'en - koster det ekstra

 

Du har fundet din leverandør og du er i gang med at få nyt økonomisystem i din organisation. Du har aftalt hvad der skal ske med leverandøren og du har fået en pris på opgaven. Under workshops med leverandøren begynder du at få gode ideer. Man kunne da lige ....

Leverandøren synes også din ide er fin og de lover, at det fixer de lige. Alt er godt lige til du ser regningen. 50.000 ekstra!! Fandens også. Nu gik det lige så godt, og så sender de sgu den regning. Jeg havde klart indtrykket af, at det bare blev lavet som en del af det samlede projekt, tænker du. Sådan en lille ændring kan da ikke koste så meget.

Men, men. Leverandøren skal tjene penge. Og ændringer er altid noget, som de vil tjene på. Nogle gange glemmer leverandøren at fortælle dig, at det kommer til at koste ekstra. Og hvis du heller ikke selv får spurgt, så kan der komme grimme fakturaer. 

Et er naturligvis god skik, hvis leverandøren fortæller dig, at det koster ekstra. Men hvis det ikke sker, så spørg dem, hvis du er i gang med at få nye ideer. Ellers kan det ende i den ekstra faktura og det er så enormt irriterende. 

Derfor! Hvis du er det mindste i tvivl om, hvorvidt det koster ekstra. Det er tit disse små spørgsmål, som holder samarbejdet på sporet!

Få nu fat i en prof til at hjælpe dig!

Måske skal du have nyt økonomisystem. Du går og tænker over, hvem du skal vælge som leverandør. Du gør dit arbejde grundigt og finder den bedste leverandør. Nu tænker du så, at det hårde arbejde er overstået. Nu er det jo leverandøren, som står for det hele.

Hvis det er sådan, du tænker, så tror jeg ikke, du får en løsning, som du kan leve med. Dét, at få den rigtige leverance, kræver engagement. Og det kræver meget tid, især efter indgåelse af aftalen.

Jeg oplever tit i mit arbejde, at kunden tager for let på opgaven og at de ikke forstår, hvad det i virkeligheden kræver af dem. Af og til oplever jeg, at den ansvarlige på kundesiden er en controller, eller regnskabsansvarlig. Men det er ikke den rigtig løsning for kunden. Dét at modtage en ny økonomiløsning kræver, at kunden har en person, som ved noget om it-kontrakter,  testforløb, interne processer, m.m. Hvis ikke disse kompetencer er tilgængelige, så får du svært ved at få en løsning, som du bliver glad for. I de fleste tilfælde lykkes det ikke. Og hvis det lykkes, så er det formentlig held.

Derfor: Få fat i en IT-prof til at hjælpe dig, når du skal have nyt økonomi-system. Det er pengene værd.

Skal jeg skifte mit gamle økonomisystem ud nu?

Skal - skal ikke! Det gamle system kører jo egentlig meget godt, men der er nu alligevel mange tunge arbejdsgange i systemet, som jeg burde se nærmere på.

Sådan tænker du måske om din gamle økonomi-løsning. Og jeg kan godt forstå dine overvejelser. Det er en dyr og krævende proces at få nyt økonomisystem. Måske kommer du fra en gammel løsning og så vil springet til en ny løsning nærmest føles, som om at man får nyt system. For skærmbillederne kan have ændret sig meget.

Men, men! Du skal altid huske på, at selv om det på den korte bane kan virke uoverskueligt (og dyrt) at skifte, så vil du, når du har den nye løsning i drift, opleve, at det er dét værd. Nye forbedrede arbejdsgange i løsningen, lettere adgang til at udtrække data, m.m. vil give dig en positiv oplevelse.

Men intet kommer af sig selv. Du skal dog altid forberede dig godt, når du skal have en ny løsning. Du bliver nødt til at undersøge, hvad der er vigtigst for dig, når du skifter system. Der kan være områder, som er forbundet med manuelle procedurer og hvor du virkelig kan tjene mange penge på at gøre det anderledes. Prøv at opgøre hvad de tunge processer koster dig i dag. Det kan ofte være en fordel, når du skal tale med den leverandør, som skal hjælpe dig i gang med den nye løsning. En velovervejet business case er altid et godt udgangspunkt for at få succes med din løsning.

Du kan derfor ikke blive ved med at blive i din gamle løsning. Men du bliver som sagt nødt til at tænke over, hvad der er vigtigt for dig, når du får en ny løsning.